Syndix - Syndicus - Rentmeester

Syndix bvba – Syndicus & rentmeester

Professionele syndicus – Wat doen we?

Als professionele syndicus is het beheren en onderhouden van appartementsgebouwen onze hoofdbezigheid. In samenspraak met de dossierbeheerder en de eigenaars streven wij ernaar de beste én snelste resultaten te bekomen.

Dankzij onze website heeft u tevens toegang tot uw mede-eigendom (rechtsboven deze website kan u inloggen).

Heeft u nog geen toegang? Vraag dan vandaag nog uw toegang aan via ons contactformulier of registreer online.

Bent u op zoek naar een (nieuwe) syndicus? Bekijk dan alvast onderstaande informatie of neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie.

Administratief beheer
Technisch beheer
Financieel beheer
Rentmeester

Uw administratie is niet langer een ondoordringbaar kluwen van documenten en verplichtingen meer. We nemen alles over en verzamelen alles in een overzichtelijk dossier. Het administratie beheer omvat onder meer de volgende taken:
- Het beknopt noteren van de basisgegevens van het gebouw, conform met de basisakte.
- De vertegenwoordiging van de mede-eigenaars bij de onderschrijving van de contracten.
- De vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden, o.a. ook rechtsgeschillen ten opzichte van derden of ten opzichte van de mede-eigenaars zelf.
- Secretariaat en briefwisseling.
- De mogelijkheid om op ieder moment een eigenaarslijst te kunnen afdrukken.
- Het bijhouden van alle gegevens per eigenaar.
- Het afleveren van gevraagde attesten.
- Het afleveren van de schuldenstaat, in opdracht van de notaris, bij verkoop van een appartement.
- Organiseren van algemene vergaderingen en beheerraadvergaderingen.
- Opmaken en verzenden van notulen en verslagen.
- Opstellen van contracten met leveranciers en aannemers.
- Aanvullen van de documenten, cf. de wet op de mede-eigendom.
- Strikt opvolgen van gerechtsdossiers in samenspraak met de aangestelde advocaat.
Voor SYNDIX is het technisch onderhoud van gebouwen een kerntaak. We streven er naar om ieder gebouw in perfecte staat te brengen en te bewaren.

Het technisch onderhoud omvat onder meer :
- Betonrot
- Stabiliteit
- Waterinfiltraties
- Condensatieproblemen
- Daken en dichtingen
- Elektrische installaties
- Noodverlichting
- Liften
- Centrale verwarming
- Pompen en toebehoren
- Brandbeveiliging
- Parlofonie
- Ramen, deuren en automatische poorten
- Schilderwerken
- Riolering
- Renovatie
Voor zover onze bevoegdheden reiken, laten we de nodige controles uitvoeren, doen we voorstellen en nemen we initiatief t.o.v. de raad van mede-eigendom en de verschillende mede-eigenaars om het gebouw in optimale staat te brengen en te houden.

Hierbij volgen wij nauwgezet de wetten en reglementeringen die ter beschikking liggen in ons kantoor:
- A.R.A.B.
- A.R.E.I.
- Verschillende Koninklijke Besluiten
- Voorschriften van het wetenschappelijk en technisch centrum van de bouwnijverheid te Brussel (WTCB)
SYNDIX is 24/24 uur bereikbaar om in geval van hoogdringendheid en/of zware pannes de nodige maatregelen te kunnen nemen.
Ons kantoor beschikt over de laatste nieuwe software speciaal voor het beheer van mede-eigendommen die een optimale opvolging van uw financiële beheer garandeert:
- De boekhouding van uw residentie is bij ons totaal gebaseerd op het principe van dubbele boekhouding volgens het Europese rekeningstelsel. Dit systeem biedt u een correct en duidelijk overzicht van de financiële verrichtingen van uw gebouw.
- Zoals statutair vastgelegd volgens de basisakte, werken we volgens het systeem van verdeelsleutels voor de gebouwen. Dit leidt tot de automatische opsplitsing in de verdeling van verschillende onkostenposten.
- Op elk ogenblik kunnen we een rekenkundige balans afdrukken met daarop de nog te ontvangen provisies, de nog te betalen leveranciers, standen van de bankrekening, vermogen van de residentie en kosten per rekeningnummer. U zal merken dat een eigen boekhoudafdeling in huis hebben een niet te missen overbodige luxe is in het dagelijks beheer van uw gebouw.
- Wij zijn in staat regelmatig een budgetvergelijking voor te leggen; hierbij vergelijken wij het effectief betaalde bedrag met het vooropgestelde. Zo kunnen wij bij onregelmatigheden tijdig ingrijpen.
- Na controle van de uitgevoerde werken, worden ingebrachte facturen stipt op de vervaldag betaald via rechtstreekse verbinding met de bank. Op die manier blijven de residentie-gelden aldus zo lang mogelijk op de rekening staan, zonder daarentegen kans te lopen op verwijlintresten van leveranciers.
- Provisie- en afrekeningsbetalingen door eigenaars worden dagelijks afgepunt via de verbinding met het real-time saldo van de bank. Nalatige eigenaars worden strikt opgevolgd om grote achterstallen te voorkomen. De intresten zijn altijd ten voordele van uw mede-eigendom.
- Een stipte boekhouding is een stipte opvolging. De afrekeningen aan de eigenaars zijn overzichtelijk en volgens een uniform systeem. Tussentijdse afrekeningen bij verkoop van een appartement worden de oude en de nieuwe eigenaar gesplitst op datum van de hypothecaire akte.
Rentmeester – beheer van private delen

Waar de syndicus het beheer van de gemeenschappelijke delen op zich neemt, neemt de rentmeester het beheer op zich van alle privatieve delen. Dit kan gaan van één enkel appartement gelegen in een mede-eigendom, maar even goed tot het beheren van verschillende eigendommen, huizen, handelspanden, bedrijfsgebouwen, appartementen, …

Om alle misverstanden te vermijden: een rentmeester is niet de persoon die zich enkel bezig houdt met het innen van de huurgelden. Een goede rentmeester schoolt zich voortdurend bij op het vlak van wetgeving en ontwikkelingen op de vastgoedmarkt om zo steeds garant te kunnen blijven staan voor een kwalitatief beheer.

De rentmeester staat u toe om vastgoed te verwerven of te behouden en het professioneel te laten opvolgen. Zo kan u in alle rust van uw vastgoed genieten. De verschillende voordelen kunnen opgenomen worden in de volgende rubrieken:
Administratief beheer
- Alle beslissingen, besprekingen en ondernomen acties worden gedocumenteerd en digitaal beschikbaar gemaakt via een unieke inlog per eigenaar.
- Kopieën van alle briefwisseling of mailverkeer worden in het dossier bewaard zodat er geen vragen of vergissingen kunnen zijn tijdens of aan het eind van de huurovereenkomst.
- Aanwezigheid bij in –en uittrede. Tevens vervullen wij alle administratieve formaliteiten bij in- en uittrede (nutsvoorzieningen, etc.)
- Plaatsbeschrijving bij intrede door expert.
- Controle bij uittrede aan de hand van plaatsbeschrijving door expert.
- Bemiddelen in geval van schadevergoedingen met de huurder.
- Opnieuw verhuren van het eigendom bij tussentijdse opzeg van de huurder of bij het einde van de huurperiode indien de opdracht tot beheer verder loopt.
- Registreren van huurcontract en plaatsbeschrijving.
- Jaarlijks opvragen bewijs van betaling brandverzekeringspremie.
- Jaarlijkse controle van bewijs van onderhoud centrale verwarmingsinstallatie.
Technisch beheer
- Het technisch beheer omvat de opvolging van technische problemen en/of defecten die zich tijdens de loop van het rentmeesterschap contract voordoen. Bouwtechnische problemen vallen niet onder het technisch beheer.
- Tussenkomst in geval van technische problemen en/of defecten.
- Contacteren technici en opvolgen van probleem en/of herstelling.
- Controle factuur leveranciers en ter betaling verzenden naar eigenaar.
Juridisch beheer
- De makelaar verbindt er zich toe op de hoogte te blijven van alle wetswijzigingen in de Belgische huurwetgeving. Hij zal de huurder en verhuurder te allen tijde volgens deze wetgevingen adviseren.
- Het inleiden van een gerechtelijke vordering met betrekking tot de afgesloten overeenkomsten is niet begrepen in deze overeenkomst en dient het voorwerp uit te maken van bijzondere afspraken ter zake. De tussenkomst is beperkt tot eerstelijnsadvies, voorbereiden en eigenaar vertegenwoordigen voor een procedure tot verzoening en verzoekschrift.
Financieel beheer
- Opvolgen huurgelden (inclusief indexatie en afrekening).
- Jaarlijkse afrekening kosten (volgens werkelijk verbruik).
- Jaarlijkse indexatie.
- Aanmanen tot betalen per telefoon, e-mail en aangetekend schrijven.
Voor de operationele uitvoering van de verhuring (bezichtigingen, screening, publiciteit, …) vertrouwen wij de samenwerking toe aan Vastgoedmeesters BVBA.

Syndix bvba – Syndicus & rentmeester

Professionele syndicus – Wat doen we?

Administratief beheer

Technisch beheer

Financieel beheer

Rentmeester

Rentmeester – beheer van private delen